Gestionnaire administratif et financier

QUI SOMMES-NOUS ?
AgroParisTech est l'Institut national des sciences et industries du vivant et de l'environnement. Il remplit, dans ses domaines de compétences, trois missions fondamentales pour répondre aux enjeux que pose la société : la formation d'ingénieurs, de masters, de doctorants mais également la formation continue ; la production et la diffusion de connaissances scientifiques ; l'innovation et le transfert de savoir-faire et de technologies. La recherche est la clé de voûte pour mener à bien ces missions avec une formation nourrie des dernières avancées scientifiques, une formation à et par la recherche que l'on retrouve tout au long du cursus des apprenants, une innovation adossée à la recherche et capable de l'alimenter. En retour, la recherche menée par l'établissement bénéficie directement des questionnements portés par des étudiants mobilisés par les grands enjeux et défis actuels, et du lien au monde de l'entreprise et à la société au sens large à travers les partenariats de l'établissement, l'accueil des étudiants pendant leur formation ou le recrutement des diplômés.

L'ÉQUIPE
Aujourd'hui, afin d'apporter un appui aux enseignants dans la réalisation de leur mission d'enseignement et de recherche, sur le plan pédagogique, administratif et financier, nous recherchons un gestionnaire administratif et financier.

VOTRE RÔLE
Vous apporterez un appui aux enseignants de deux UFR (UGR Gestion du Vivant et Stratégies Patrimoniales (GVSP) et Economie Industrielle, Management Public, Innovation (EMI)) dans la réalisation de leur mission d'enseignement et de recherche, sur les plans pédagogique, administratif et financier.

Vous assurerez des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique des 2 UFR et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement.

Vous réaliserez des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable.

Vous apporterez un appui dans les activités d'information, de documentation et de gestion administratives au sein de services qui accueillent du public : cursus ingénieur, master.

VOS ACTIVITÉS
Missions pédagogiques :
Suivre les dossiers relatifs à la scolarité des étudiants
Assurer l'accueil et l'information des étudiants et des enseignants
Diffuser l'information en interne et en externe
Assurer le support logistique auprès des intervenants et conférenciers
Élaborer les emplois du temps en lien avec les enseignants
Prendre en charge le planning des soutenances de stages
Organiser et assurer la logistique des déplacements des élèves, en collaboration avec les enseignants

Missions administratives :
Assurer l'intendance des 2 UFR sur le plan logistique
Assister les responsable des UFR sur le plan logistique
Organiser les missions des enseignants-chercheurs, des doctorants et étudiants de l'UFR (ordres de mission, déplacement, billetterie, états de frais)
Instruire et suivre les dossiers de vacations des intervenants et conférenciers

Missions budgétaires :
Engager les commandes et saisir la proposition de service fait des factures sur PEP Premium
Contrôler l'éligibilité des dépenses et l'annexion des pièces justificatives.
Suivre les opérations comptables financières de dépenses dans le logiciel PEP Premium
Suivre et contrôler le budget des UFR, les frais de déplacement (GFD) et les vacations
Contribuer à l'élaboration des budgets en collaboration avec le responsable de l'UFR et la Responsable Administrative et Financière du Département
Suivre les conventions de recherche, les appels d'offres et les enveloppes de soutien de programme

VOTRE PROFIL
Savoirs :
Connaissances en gestion budgétaire et en matière de comptabilité publique
Maitrise du logiciel comptable PEP Premium et du logiciel GFD
Bonne connaissance des cursus pédagogiques, de leurs évolutions et des changements futurs
Actualiser ses connaissances par rapport aux évolutions réglementaires
Connaissance de la gestion des réseaux sociaux sera appréciée

Savoir-faire / savoir-être :
Savoir identifier et appliquer les procédures administratives et les logiciels bureautiques courants (Excel, traitement de texte, Power-Point, internet.)
Savoir hiérarchiser les priorités et gérer les situations d'urgence
Prendre des initiatives en l'absence du responsable d'UFR
Travailler de façon autonome et en équipe
Avoir le sens de l'écoute et du dialogue
Savoir communiquer auprès des personnels et des services
Respecter la confidentialité des informations et des données
Être discret et disponible
Rigueur, organisation, et Autonome

LOCALISATION
Le poste est basé sur le campus de Palaiseau au sein du département Sciences Économiques, Sociales et de Gestion (SESG).

LES CONDITIONS DE VOTRE POSTE
Votre poste sera positionné en catégorie B à pourvoir en CDD 1 ou 2 ans avec le statut d'agent contractuel de l'État. Si vous êtes un fonctionnaire titulaire d'une des fonctions publiques, vous serez en détachement sur contrat ou mis(e) à disposition.

Votre rémunération dépendra de votre profil et de votre expérience.
Vous êtes intéressé(e) ? : Vous êtes alors invité(e) à adresser votre cv et votre lettre de motivation.

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?
Travailler chez nous, c'est travailler dans un environnement conciliant innovation et écologie. Soucieux de la lutte contre le changement climatique, l'ambition d'AgroParisTech est de participer à la création d'un monde soutenable répondant aux enjeux suivants : la préservation des ressources naturelles, la réduction des inégalités de territoires et une alimentation saine et durable pour tous.
En travaillant chez AgroParisTech, vous participerez à nos grandes missions et nos enjeux !