Property Administrator - Part time

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About Akelius

Akelius acquires, upgrades, and manages residential properties.

Akelius owns rental apartments in New York, Boston, Washington D.C., Austin, Montreal, Quebec, Toronto, Ottawa, Paris, and London.



Akelius is seeking a customer service-focused and highly organized Property Administrator to support a portfolio of residential properties in Montreal.

The successful candidate will assist with property maintenance coordination while ensuring compliance with legal requirements and Akelius standards.

Property Administration

• Manage the lease and legal administration process for the assigned portfolio
• Support the Property Manager
• Issue legal notices and manage corresponding deadlines
• Maintain organized filing systems for tenants
• Communicate professionally with tenants, business partners, and other stakeholders
• Build and maintain positive tenant relationships
• Process rent payments and cheque requisitions
• Prepare and distribute notices
• Prepare and issue lease renewals
• Attend hearings at the local tenant rental board
• Knowledge of Yardi is recommended
• Knowledge of Quebec or Ontario tenant laws is recommended
  
  

• Create and maintain effective marketing strategies for vacant apartment units
• Respond to leads and coordinate showings from all marketing sources
• Lease vacant apartments efficiently and reduce vacancy through individual and group appointments, as well as open houses
• Responsible for assembling complete application packages, lease preparation, and all aspects of the move-in process
• Enter prospect data into all required management systems
• Maintain up-to-date knowledge of competitor pricing, offerings, and incentives
• Proactively identify necessary changes based on market trends and competitive shifts
• Diligently follow up with clients and present a strong closing proposal
  
  

• A bachelor's degree is required, preferably in Business Administration, Real Estate, or Accounting
• Experience in residential or commercial property administration is an asset
• Strong command of both French and English
• Knowledge and understanding of tenant board processes
• Superior organizational and time management skills
• Ability to multitask under competing deadlines
• Confidence in taking initiative, making decisions, and managing arrears
• Adaptable to an ever-changing environment
• Proficient in Yardi Voyager (an asset)
  
  

• *Part-time position*
• *Competitive salary based on experience*
• *Temporary position until December 31, 2025*
  
  

• French Version *
• Êtes-vous à la recherche d'opportunités de carrière au sein d'une entreprise immobilière mondiale en pleine croissance ?* Alors vous pourriez être notre prochain(e) administrateur(trice) immobilier(ère). Rejoignez-nous et participez à notre aventure.
  
  

• Gérer le processus de location et l'administration légale du portefeuille assigné
• Soutenir le gestionnaire immobilier
• Émettre des avis légaux et gérer les délais correspondants
• Maintenir un système de classement organisé pour les locataires
• Communiquer professionnellement avec les locataires, les partenaires d'affaires et les autres intervenants
• Établir et entretenir des relations positives avec les locataires
• Traiter les paiements de loyers et les demandes de chèques
• Préparer et distribuer des avis
• Préparer et émettre les renouvellements de baux
• Assister aux audiences du Tribunal administratif du logement
• Connaissance de Yardi, recommandée
• Connaissance des lois sur les locataires du Québec ou de l'Ontario, recommandée
  
  

• Concevoir et maintenir un marketing efficace pour les unités vacantes
• Répondre aux demandes et coordonner les visites provenant de toutes les sources de marketing
• Louer efficacement les appartements vacants et réduire le taux de vacance par des rendez-vous individuels, des visites de groupe et des portes ouvertes
• Être responsable de l'assemblage des dossiers de candidature complets, de la préparation des baux et de tous les aspects du processus d'emménagement
• Effectuer l'entrée de données des prospects dans tous les systèmes de gestion requis
• Maintenir une connaissance des prix, des offres et des promotions des concurrents
• Identifier de manière proactive les changements nécessaires en fonction des conditions du marché et de la concurrence
• Assurer un suivi rigoureux avec les clients et présenter une proposition de conclusion convaincante
  
  

• Baccalauréat requis, de préférence avec une spécialisation en administration des affaires, immobilier ou comptabilité
• Expérience en administration immobilière résidentielle ou commerciale, un atout
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais
• Connaissance et compréhension des processus de la Régie du logement
• Compétences supérieures en organisation et gestion du temps
• Capacité à gérer plusieurs tâches avec des échéances concurrentes
• Assurance dans la prise d'initiatives, la prise de décisions et la gestion des impayés
• Adaptabilité à un environnement en constante évolution
• Maîtrise du logiciel Yardi Voyager (atout)
  
  

• *Poste à temps partiel*
• *Salaire compétitif selon l'expérience*
• *Contrat temporaire jusqu'au 31 décembre 2025*