1.4 Chương 1: kiểm toán việc chấp hành pháp luật, chế độ quản lý  (Page 5/5)

Khi bàn giao công trình phải giao toàn bộ hồ sơ hoàn thành công trình (hồ sơ hoàn công), tài liệu hướng dẫn sử dụng quản lý, chế độ duy tu bảo trì bảo dưỡng công trình và các tài liệu liên quan khác.

+ Biên bản nghiệm thu bàn giao công trình là văn bản pháp lý để Chủ đầu tư đưa công trình vào khai thác sử dụng và quyết toán vốn đầu tư.

+ Tổng nghiệm thu kỹ thuật trên cơ sở các biên bản nghiệm thu giai đoạn hoàn thành đạt yêu cầu chất lượng (bao gồm cả hoàn thiện nội, ngoại thất…), kèm theo hồ sơ hoàn công của công trình được A-B chấp nhận.

Biên bản nghiệm thu kỹ thuật phải có đủ chữ ký xác nhận của các thành phần: Chủ đầu tư, đơn vị thi công, tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế.

+ Lập biên bản bàn giao đưa dự án đầu tư xây dựng vào sử dụng sau khi thực hiện hoàn chỉnh theo các yêu cầu của biên bản nghiệm thu kỹ thuật, vận hành thiết bị đúng yêu cầu kỹ thuật. Thành phần bàn giao gồm: Chủ đầu tư, Trưởng Ban quản lý dự án, các nhà thầu tham gia thi công xây dựng công trình, đơn vị Tư vấn thiết kế, Tư vấn giám sát và các thành phần khác có liên quan đến quá trình thi công xây dựng công trình.

+ Sau khi bàn giao, Chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu phải thanh lý và di chuyển ra khỏi mặt bằng công trình. Nhà thầu phải thực hiện bảo hành, sửa chữa hư hỏng theo quy định, mọi việc hoàn tất này phải được Thủ trưởng đơn vị chấp nhận trước khi thanh quyết toán công trình.

+ Thanh lý hợp đồng xây lắp chấm dứt khi hết hạn thời gian bảo hành.

+ Thủ trưởng đơn vị tạm nhập tài sản theo quy định tại Quyết định số 1531/2004/QĐ-NHNN ngày 2/12/2004 của Thống đốc NHNN, kèm biên bản tổng nghiệm thu bàn giao.

+ Việc bảo hành, bảo trì công trình thực hiện theo đúng quy định tại Điều 29, 30, 31, 32, 33, 34 Nghị định 209/2004/NĐ-CP của Chính phủ.

- Kiểm tra trách nhiệm bảo hành của các nhà thầu thi công xây lắp trong thời gian bảo hành theo quy định.

- Kiểm tra kế hoạch và quy trình bảo trì, duy tu và bảo dưỡng do nhà thiết kế và nhà cung cấp lập và thực tế thực hiện.

1.3.3- Một số sai sót và rủi ro thường gặp:

- Hồ sơ hoàn công không đầy đủ, không đúng với thực tế.

- Báo cáo quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành chưa lập hoặc lập không đầy đủ, không đúng quy định.

- Hồ sơ nghiệm thu tổng thể không đầy đủ, hồ sơ nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng nhưng thực tế chưa thi công xong công trình hoặc đã đưa công trình vào sử dụng nhưng chưa nghiệm thu, bàn giao, chưa tạm nhập tài sản để khấu hao…

Kinh nghiệm:

Khi kiểm toán công tác nghiệm thu, quyết toán, đưa công trình vào khai thác, sử dụng kiểm toán viên cần xem xét:

- Các biên bản nghiệm thu lập có đúng mẫu biểu, đúng thành phần quy định, nội dung trong biên bản nghiệm thu có đầy đủ, rõ ràng không;

- Báo cáo quyết toán lập có đầy đủ và đúng mẫu, đúng thời gian quy định, các nguồn vốn sử dụng cho dự án có được lập riêng không, nếu có sự thay đổi làm tăng hoặc giảm tổng dự toán được duyệt Chủ đầu tư có lập báo cáo thuyết minh không…

- Căn cứ vào sổ nhật ký công trình Kiểm toán viên xác định ngày đơn vị nghiệm thu và bàn giao đưa công trình vào sử dụng có đúng quy định không.

1.4- Kiểm toán việc chấp hành chế độ tài chính kế toán của Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước.

Kiểm tra việc chấp hành Quyết định số 1531/2004/QĐ-NHNN ngày 02/12/2004 ban hành quy định về hạch toán nghiệp vụ đầu tư XDCB của Ngân hàng nhà nước; Kiểm tra việc chấp hành trên các mặt:

- Công tác kế toán:

+ Kiểm tra nguồn vốn cấp có hạch toán vào tài khoản kịp thời không, việc theo dõi nguồn vốn cấp, tạm ứng vốn cho các bên thi công, việc rút tiền mặt từ tài khoản vốn cấp để chi tiêu cho Ban Quản lý…

+ Việc mở sổ sách theo dõi, đối chiếu công nợ, thanh toán đối với các nhà thầu, cơ quan cấp phát vốn;

+ Tổ chức hạch toán kế toán của ban quản lý dự án: Ban quản lý dự án có tổ chức, quản lý hạch toán đầy đủ không? Việc hạch toán nguồn vốn và chi phí đầu tư cho dự án có rõ ràng không?

+ Việc tuân thủ chế độ kế toán chủ đầu tư về chứng từ kế toán, sổ kế toán, tài khoản kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính.

- Công tác quản lý tài chính:

+ Kiểm toán việc thực hiện mục tiêu sử dụng các loại vốn: vốn ngân sách NN, vốn đầu tư XDCB của NHNN.

+ Kiểm toán việc chấp hành các quy định về chi tiêu thường xuyên phục vụ Ban Quản lý.

+ Kiểm toán việc tuân thủ quy định trong chi phí khác của dự án.

+ Kiểm toán việc quản lý, mua sắm, sử dụng tài sản của Ban Quản lý dự án.

1.4.1- Một số sai sót và rủi ro thường gặp:

- Công tác tạm ứng vốn, cho các đơn vị tham gia thi công và tỷ lệ tiền bảo hành công trình chưa đúng quy định.

- Hạch toán các khoản lãi tiền gửi chưa kịp thời, đầy đủ.

- Công tác theo dõi công nợ, giấy xác nhận nợ đối với những khoản thanh toán trong XDCB chưa đầy đủ.

- Chứng từ chi tiêu của Ban quản lý chưa hợp pháp, hợp lệ hoặc chi những khoản không có trong quy định.

- Có hạch toán đầy đủ đối với các nguồn thu như: Thu tiền bán thanh lý tài sản, thu bán phế liệu khi phá dỡ công trình cũ, thu bán hồ sơ mời thầu và một số khoản thu khác (Nếu có).

Kinh nghiệm:

Kinh nghiệm cho thấy tại một số đơn vị đựơc kiểm toán chủ đầu tư thanh toán tạm ứng khối lượng cho nhà thầu vượt quy định (khối lượng nghiệm thu thấp hơn giá trị tạm ứng).

Kiểm tra việc rút tiền mặt Ban Quản lý: kiểm tra tựng lần rút tiền, các khoản chi, công tác kiểm kê quỹ tiền mặt để xác định việc sử dụng có đung mục đích không, kiểm tra sổ theo dõi việc đối chiếu công nợ với các đơn vị, cá nhân đã thực hiện tạm ứng.

Hầu hết chứng từ chi tiêu của Ban Quản lý chủ yếu viết tay Kiểm toán viên cần đối chiếu với quy định, tài sản của Ban Quản lý không theo dõi đầy đủ, cuối năm không kiểm kê, báo cáo.

Một số khoản thu như thu bán Hồ sơ mời thầu, thu bán phế liệu khi giải phóng mặt bằng... không hạch toán vào nguồn thu.