Assistant de DSP - F/H

Du Très Haut Débit pour toutes les entreprises, voilà notre mission !

Covage, qui compte près de 400 collaborateurs, est un opérateur d'infrastructure de gros, spécialiste sur le marché de la fibre optique pour les entreprises. Filiale B2B du Groupe Altitude, plus de 200 opérateurs s'appuient sur ses réseaux neutres et ouverts, pour fournir des services de connectivité très haut débit et à valeur ajoutée aux entreprises et sites publics.

Ce que nous pouvons accomplir ensemble :

Notre entreprise est en pleine transformation, c'est dans ce contexte que vous interviendrez. Nous sommes à la recherche de nouveaux talents qui partagent notre philosophie axée sur l'innovation, la conquête, la transparence, la proximité et le partage.

Covage, c'est bien plus qu'une simple entreprise. C'est la force d'un groupe alliée à l'esprit familial et à la proximité avec nos collaborateurs. Ensemble, nous construisons un environnement où chacun se sent impliqué, stimulé et fier de faire partie d'une véritable aventure collective. Dans ce contexte, nous grandissons ensemble.

Chaque expérience enrichit notre collectif, et nous apprenons les uns des autres. Nous recherchons des personnalités engagées, prêtes à relever de nouveaux défis et à faire preuve d'audace.

Lorsque vous rejoignez Covage, vous intégrez une équipe dont la culture reposera sur la performance, la quête d'excellence et de la rigueur.

Chez nous, tous les candidats ont leur chance. Votre enthousiasme et votre volonté d'apprendre sont des atouts précieux que nous valorisons.

Alors, envie d'apporter votre pierre à l'édifice ?

Vos missions :

Au sein de la Direction des participations et territoires, rattaché(e) au Directeur de DSP, l'Assistant F/H aura pour rôle de venir en appui d'un ou plusieurs Directeurs de DSP H/F afin de coordonner et d'organiser les activités internes et externes de la Direction des Participations et des Territoires.

Il/Elle aura pour missions :

Organiser la vie professionnelle du/des Directeur(s) de Concession

• Planifier et optimiser l'emploi du temps du/des Directeur(s) en tenant compte des priorités stratégiques et des urgences
• Assurer un suivi rigoureux des échéances importantes (réunions, rendez-vous clients/fournisseurs, obligations administratives, événements)
• Anticiper les préparations nécessaires pour chaque réunion (ordre du jour, dossiers, supports)
• Organiser les déplacements avec l'agence de voyage
• Participer à la diffusion de l'information :
  rechercher, diffuser, transmettre des messages au sein de la Direction et d'autres services
• Assister le/le(s) Directeur(s) dans la communication sur les réseaux sociaux :
  Proposer des contenus, rédiger, planifier et publier des posts en accord avec le ou les directeurs
• Trier, prioriser et traiter les e-mails et courriers entrants (réponse directe, transmission aux bons interlocuteurs, archivage)
• Rédiger les projets des courriers et e-mails
• Suivre les relances et échéances liées aux courriers
• Mettre en place une gestion documentaire efficace (archivage numérique, classement des correspondances)

Assurer un support dans la gestion des dossiers du/des Directeur(s) de Concession

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Rédiger des comptes rendus de réunion et assurer leur diffusion auprès des parties prenantes
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement, l'archivage des dossiers et la mise à jour de l'information

Suivre les projets et activités de la/les concessions et assurer la gestion de l'agence

Gérer la tenue de l'agence :

• Établir les commandes de fournitures
• Assurer l'accueil téléphonique et physique :
  renseigner l'interlocuteur, filtrer les appels.
• Réceptionner, enregistrer et transmettre les courriers postaux aux entités concernées
• S'assurer de la conformité du site à la réglementation sécurité (contrôle des extincteurs, visite périodique, plan d'évacuation, etc. )
• S'assurer la bonne exécution des contrats de l'agence :
  ménage, maintenance informatique, réparations éventuelles (fréquence des interventions, qualité des services, respect des délais, contrôler les factures et valider les prestations réalisées en lien avec la direction)
• Assurer un suivi administratif des contrats de l'agence et anticiper les renouvellements ou renégociations nécessaires
• Établir les commandes nécessaires à l'activité et en assurer la gestion administrative (demande d'achat, suivi de commande, contrôle des factures, relation avec les fournisseurs)
• Assurer un suivi du budget en contrôlant les imputations des dépenses sur la partie services généraux
• Concevoir des outils de suivi d'activité des concessions (des tableaux de bord, rapports annuels, comités de suivi) et les mettre à jour
• Intégrer les priorités de la concession dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• En lien avec le service RH, planifier les rendez-vous de médecine du travail pour les collaborateurs de l'agence
• En coordination avec la Direction marketing et communication, suivre et organiser des projets liés à la communication et aux partenariats de communication

Organiser et planifier les réunions

• Organiser les réunions internes et externes :
  rédaction d'ordre du jour, transmission de documents dans les délais.
• Rédiger les comptes rendus

Participer activement à l'organisation des évènements de la concession

• Envoyer les invitations et veiller au respect de la Charte graphique dans les supports, suivre les réponses, relancer
• Participer à l'organisation de séminaires, de salons, d'évènements de communication, en coordination avec le service Communication :
  Sélection et réservation du lieu, coordination logistique.
• Créer des supports adaptés :
  affiches, invitations

Déplacements

• Disponibilité pour des déplacements en IDF en fonction des besoins des réunions et des événements

Ce poste est basé à Torcy et vous interviendrez une journée par semaine au sein de notre direction située à La Défense.

Les atouts pour réussir sur ce poste :

Issu(e) d'un Bac+2 en Support Action Managérial ou Assistanat de Direction, vous justifiez d'une expérience de 4 ans minimum sur un poste d'assistanat administratif.

Vous maitrisez les outils informatiques et bureautiques (Pack Office) et avez une bonne connaissance des techniques rédactionnelles (rédaction de courriers, notes, comptes rendus), des procédures d'archivage et d'accueil téléphonique et physique, et des outils collaboratifs et de communication (Share Point, Power BI). Vous êtes capable d'adapter votre communication écrite et orale en fonction des interlocuteurs.