Veranstaltungskoordinator:in w/m/d

(Entgeltgruppe 11 TV-L)
Als Stabsstelle des Rektorats begleiten wir Arbeits-, Entscheidungs- und Kommunikationsprozesse der Hochschulleitung. Wir entwickeln Kommunikationsstrategien, steuern die interne wie externe Kommunikation und tragen damit zur Stärkung der Sichtbarkeit und Reputation der Universität Duisburg-Essen (UDE) bei. Das Ressort Zentrale Veranstaltungen konzipiert und organisiert das zentrale Veranstaltungsportfolio unserer Universität. Dieses umfasst alle Veranstaltungen, zu denen das Rektorat einlädt und die zur Präsentation der UDE in der Öffentlichkeit sowie zur internen und externen Kontaktpflege beitragen, wie zum Beispiel der Dies academicus, das Sommerfest oder die Mercator-Professur.
Besetzungszeitpunkt:
Juli 2025
Vertragsdauer:
unbefristet
Arbeitszeit:
100 Prozent einer Vollzeitstelle, Teilzeitbeschäftigung ist möglich
Bewerbungsfrist:
22.05.2025
Ihre Aufgaben:

Sie wirken mit bei der Konzeption, Organisation und Durchführung zentraler Veranstaltungen des Rektorates, die sich durch eine hohe Öffentlichkeitswirksamkeit und einen hohen Repräsentationsgrad für die gesamte Universität auszeichnen.
Sie erstellen ganzheitliche Projektpläne, Kostenkalkulationen, Zeit- und Ablaufpläne und setzen diese um.
Sie stimmen sich eigenständig mit externen und internen Dienstleistern ab und übernehmen deren Koordination.
Administrative Tätigkeiten, die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen, strukturierten Excel-Tabellen und Serienbriefen gehören zu Ihrem Aufgabenspektrum.
Sie nehmen eine selbstständige Abwicklung des Bestell- und Zahlungsverkehrs (Beschaffung im Rahmen des Vergaberechts, Rechnungskontrolle und -bearbeitung, SAP-Anwendungen) vor.
Ihr Profil
Sie verfügen über ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor-Abschluss, FH) oder über eine vergleichbare Qualifikation.
Erfahrungen im Bereich Veranstaltungsmanagement/Marketing sowie einen sicheren Umgang und Praxiserfahrung mit Microsoft-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint) setzen wir voraus.
Kenntnisse in InDesign, Imperia und SAP sind wünschenswert.
Sie überzeugen durch eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, ein ausgeprägtes Organisationstalent, Teamfähigkeit und Flexibilität.
Eine hohe Dienstleistungsorientierung, freundliches Auftreten sowie ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenzen sind für Sie selbstverständlich ebenso Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Organisationsvermögen und die Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten.
Sie erwartet
ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet und ein lebendiger Arbeitsbereich
eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben
ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 208-25.
Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Frau Christa Dinse (Telefon 0***, E-Mail:
***) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Johanna Kaufmann (Telefon 0***, E-Mail:
johanna.kaufmann@uni-due.de).
Informationen über den Bereich und die ausschreibende Stelle finden Sie unter Stabsstelle des Rektorats Hochschulmanagement & Kommunikation und Ressort Zentrale Veranstaltungen.
Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern (s.
/uni-due.de/diversity).
Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.