Coordonnateur trice en gestion immobilière

Coordonnateur(trice) en gestion immobilière - Siège social, Saint-Hyacinthe (QC)

• Poste permanent à temps complet : 37.5 h par semaine

Des racines fortes pour innover et grandir.

Nous sommes une entreprise familiale depuis 50 ans au Québec qui réalise des projets d'envergure en tant que promoteur, constructeur et gestionnaire immobilier. Construire nos bâtiments, et au-delà de nos bâtiments, nos précieux milieux de vie, pour ensuite les conserver et les opérer constitue notre modus operandi : domaine hôtelier, RPA, locatif commercial et résidentiel.

Quelques avantages du Groupe Robin…

• Régime modulaire d'assurances collectives pour prendre soin de vous et de vos proches;
• Programme d'aide aux employés;
• Télémédecine : accès à un médecin et autres spécialistes de la santé 24/7 virtuellement;
• Programme de remboursement des activités physiques;
• REER collectif avec participation de l'employeur;
• Programme de reconnaissance des années de service;
• Un service de garde éducatif en communauté priorisant les enfants de nos employés;
• Programme de référencement employé avec prime de 500 à 750 $;
• Programme de référencement d'un nouveau résident dans nos RPA : 750$;
• Rabais chez nos commerçants partenaires du Groupe Robin;
• Congés mobiles pour faciliter la conciliation travail/vie personnelle;
• Machine à café spécialisée, thé, tisane et fruits à volonté;
• Rabais sur les repas au travail;
• Rabais mensuel sur un logement Groupe Robin;
• Possibilité d'évolution dans tous les secteurs d'activités du Groupe Robin;
• Horaire flexible;
• Semaine de reconnaissance annuelle et événements d'entreprises;
• Programme de formation continue;
• Un environnement de travail au goût du jour.

Être Coordonnateur(trice) en gestion immobilière chez Groupe Robin, c'est :

Il assure la coordination et la gestion courante de l'entretien, des locataires, des baux, des dossiers d'immeubles pour les propriétés commerciales. Il gère les relations avec les locataires, les fournisseurs, et s'assure que la documentation respecte les termes des baux.

En plus de superviser les arrivées et départs des locataires, il administre les baux, les preuves d'assurance et les obligations des parties, tout en collaborant à la facturation des travaux. Son expertise garantit des dossiers précis et des locataires satisfaits.

Maintenance:

• Créer les appels de service et coordonner avec les différents fournisseurs & l'équipe de la maintenance;
• Coordonner les soumissions avec les différents fournisseurs selon les règles établies;
• Effectuer des tournées des établissements et de locaux vacants régulièrement;
• Coordonner le remplacement des items sous garantie;
• Participer à la planification des mesures d'urgence/ pratiques d'évacuation, etc.;
• Traiter la facturation de fournisseurs et sous-traitants et effectuer la codification et fermer les appels de services ;
• Collaborer avec les équipes de location commercial pour s'assurer que les locaux loués sont bien entretenus et répondent aux besoins des locataires;
• Prise des appels de locataire, dont et sur rotation les appels de maintenance en urgence hors des heures (soirs et weekend).

Administration des locataires (Arrivées, renouvellements, départs):

• Coordonner administrativement les arrivées, les renouvellements et les départs des locataires, en regroupant les documents nécessaires et effectuer les suivis auprès des locataires;
• Maintenir des relations positives avec les locataires, répondre à leurs demandes et résoudre les problèmes qui peuvent survenir;
• Comprendre les baux, leurs mises-à-jour, annexes et amendements et les dossiers des locataires;
• Informer des mise-à-jour de facturation, selon les certificats de mesurages et les ententes associées;
• Créer et mettre à jour les fiches de contacts, locataires, unités locatives et immeubles;
• Demander les preuves d'assurance aux locataires commerciaux, les classer sur le réseau et gérer les suivis de rappels (Calendrier et agenda) ;
• Rédiger les communications aux locataires commerciaux;
• Effectuer les visites de fin de location et compléter les documents requis.

Dossiers immeubles et facturation:

• Documenter de façon minutieuse les dossiers dans Primmo/HOPEM;
• Compléter & coder les feuilles de temps et réviser avec le personnel de maintenance;
• Assister dans la documentation et l'information pour la facturation pour les travaux commerciaux;
• Identifier et signaler les anomalies dans les dossiers des locataires et suggérer des ajustements.

Requis:

• DEP /AEC/DEC en immobilier, administration, comptabilité, droit, ou toute autre discipline pertinente;
• Détenir de l'expérience en maintenance immobilière (un atout important);
• Expérience préalable en gestion de baux commerciaux ou dans un rôle similaire/ Connaissance des lois et règlements relatifs aux baux commerciaux (un atout important);
• 4 à 6 ans dans un poste similaire
• Maîtrise des logiciels de gestion immobilière (Primmo de Hopem, ou similaire);
• Maîtriser la suite Office (Word, Excel, One Note, Outlook);
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe;
• Orienté service client;
• Capacité à gérer les priorités;
• Bonne organisation et rigueur administrative;
• Aptitude à travailler en équipe.

Vous vous voyez innover et grandir chez nous et avec nous ?